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プライバシーポリシー

TOKAIマネジメントサービス個人情報保護ポリシー

株式会社TOKAIマネジメントサービス(以下「当社」といいます)は、お客様個の個人情報を慎重に取り扱うと共に、次の取り組みを推進いたします。

1.安全対策

当社は、個人情報につき外部からの不正なアクセス、紛失・破壊・改ざん・漏えいなどへの危険防止に対する合理的かつ適切な安全対策を行ってまいります。また、社員に対する教育啓蒙活動を実施するほか、お客様個人に関する情報を取り扱っている部門あるいは部署単位で管理責任者を置き、その管理責任者は適切な管理を行います。

2.利用目的

お客様より取得する個人情報は、次の利用目的のためにのみ利用させていただきます。

  1. (1)当社及びTOKAIグループ各社(具体的にはこちら)の各種商品の販売及びサービスのご提供
  2. (2)当社及びTOKAIグループ各社の各種商品及びサービス、キャンペーン、イベント等のご案内
  3. (3)当社及びTOKAIグループ各社のご優待特典及び会員サービス等のご案内やご提供
  4. (4)当社及びTOKAIグループ各社の保守・アフターサービス等のお客様サポート
  5. (5)当社及びTOKAIグループ各社のお客様からのご相談・お問い合わせへの対応
  6. (6)当社及びTOKAIグループ各社の新商品・新サービスの提供を目的とした開発、並びに当社及びTOKAIグループ各社の各種商品及びサービスの品質改善等のための調査・分析
尚、上記以外の目的で個人情報を利用させていただく場合には、その都度、その利用目的を明確にし、お客様から事前の同意をいただきます。

3.共同利用

当社及びTOKAIグループ各社は、平成23年4月1日の株式会社TOKAIホールディングス設立及び組織再編に伴い、新たな共同利用関係を開始することとし、第2条記載の利用目的の範囲内で、お客様から取得する個人情報を新規にTOKAIグループ各社との間で以下のとおり共同利用させていただきます。尚、当社は、お客様からのお求めに応じて、お客様の個人情報の共同利用を停止いたします。

  1. 当社と共同利用する者の範囲
    共同利用する者の範囲は、当社及びTOKAIグループ各社とします。
  2. 利用目的
    共同利用する目的は、第2条に記載した利用目的と同じです。
  3. 共同して利用する個人情報の項目
    共同利用する個人情報の項目は次のとおりとします。
    1. (1)氏名・住所・電話番号・電子メールアドレス等のお客様の属性に関する情報
    2. (2)ご購入・ご契約時又はサービス提供の際に取得するお客様やお客様のご家族に関するすべての個人情報
    3. (3)キャンペーン・懸賞等にご応募いただいたお客様の個人情報、又は、その他お客様からいただいたすべての個人情報
  4. 管理責任者
    共同利用における管理責任者は個人情報を取得した、それぞれの当社及びTOKAIグループ各社とします。

4.第三者への提供

当社は、お客様より取得した個人情報を適切に管理し、第2条に記載した利用目的に基づく場合を除き、正当な理由なく個人情報を第三者に提供、開示等一切いたしません。また、個人情報の利用目的を達成するために当社が業務を委託し、個人情報を当該業務委託先に提供する場合、適切な個人情報管理を義務付けております。

5.開示等の求め

お客様が、お客様の個人情報の開示を希望される場合には、お申し出をされた方がお客様ご本人であることを当社にて確認した上で、業務上著しい支障がない限り、合理的な期間内に開示に応じることといたします。
お客様が、お客様の個人情報の訂正・追加・削除・利用停止等を希望される場合には、お申し出をされた方がお客様ご本人であることを当社にて確認した上で、お客様の個人情報について事実関係等を確認し、適切な対応をいたします。
尚、当社では、お客様からお電話で各種のお申し込み、お問い合わせをいただいた場合には、正確かつ円滑な対応のため、着信の記録及び通話内容の録音をさせていただくことがございます。
※開示等の求めに関する手続きについてはこちらをクリックしてください。

6.本ポリシーの改定

お客様の個人情報の取り扱いにつきましては、従うべき法令の変更などに合わせて、上記各項目の内容を適宜見直し、改善してまいります。

以上

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「開示等の求め」に応じる手続き等に関する事項(個人情報保護法第29条)

当社は、お客様の個人情報に関する開示・訂正・追加・削除・利用停止等の請求に対し次のとおり対応いたします。

1.対象となる個人情報

当社において電気計算機器を用いた検索又はその他の方法を用いた容易な検索が可能となるように、体系的に構成されたお客様の個人情報及びその他法令により開示・訂正等の対象とされたお客様の個人情報が対象となります。

2.「開示等の求め」の申出先

開示等のお求めは下記宛て、所定の申請書に必要書類(3.参照)を添付の上ご郵送ください。尚、封書には朱書きで「開示等請求書類在中」とお書き添え願います。
〒420-0034 静岡県静岡市葵区常磐町2-6-8
株式会社TOKAITOKAIマネジメントサービス 企画管理部

3.「開示等の求め」に際して提出すべき書面等

開示等のお求めは、次の申請書(a.)をダウンロードし、所定事項をすべてご記入の上、本人確認のための書類(b.)を同封し前項記載の申出先宛てにご郵送ください。なお、申請書のダウンロードができない場合は、当社(2.記載の住所)まで、返信用の80円切手と住所・氏名をご記入いただきました返信用封筒を同封の上、ご郵送ください。折り返し申請書用紙をご送付させていただきます。

  1. 当社所定の申請書
    ・個人情報開示申請書[PDF:17KB]
    ・個人情報変更等申請書[PDF:22KB]
  2. 本人確認のための書類
    ・運転免許証のコピー
    ・旅券のコピー
    ・健康保険の被保険者証のコピー
    ・外国人登録証明書のコピー
    ・住民基本台帳カードのコピー 以上何れか1点

4.代理人による「開示等の求め」

「開示等の求め」をする者が未成年者もしくは成年被後見人の法定代理人又は開示等の求めをすることにつき本人が委任した代理人である場合は、前項の書類に加えて、下記の書類(a.又はb.)を同封ください。

  1. 法定代理人の場合
    以下の書類のすべて
    ・法定代理権を有することを確認するための書類(3ヶ月以内に発行された戸籍謄本、親権者の場合は扶養家族(子)が記入された有効期限内の健康保険証の写しでも可) 1通
    ・法定代理人本人であることを確認するための書類(上記3のb:本人確認のための書類と同じ) 1通
  2. 委任による代理人の場合
    以下の書類のすべて
    ・当社所定の委任状 1通[PDF:11KB]
    ・本人の印鑑証明書(3ヶ月以内のもので、委任状に押印したもの) 1通
    ・代理人本人であることを確認するための書類(上記3のb:本人確認のための書類と同じ) 1通

5.「開示等の求め」の手数料及びそのお支払方法

1回の申請ごとに、800円。
800円分の郵便切手を申請書類に同封してください。
※手数料が不足していた場合、又は手数料が同封されていなかった場合は、その旨ご連絡申し上げますが、所定の期間内に不足分のお支払いがない場合には、開示の求めがなかったものとして対応させていただきます。

6.「開示等の求め」に対応する回答方法

申請者の申請書記載住所宛てに書面にて回答いたします。

7.開示等の求めに関して取得した個人情報の利用目的及び保存期間

開示等の求めに伴い取得した個人情報は、開示等の求めに必要な範囲のみで取り扱うものとします。提出いただいた書類は、開示等の求めに対する回答終了日以後1年間保存し、その後廃棄させていただきます。


※個人情報の不開示事由について
次に定める場合は、不開示とさせていただきます。不開示を決定した場合は、その旨の理由を付記して通知いたします。不開示の場合についても所定の手数料をいただきます。
・申請書に記載されている住所・本人確認のための書類に記載されている住所・当社の登録住所が一致しないときなど、本人確認ができない場合
・代理人による申請に際して、代理人の代理権が確認できない場合
・所定の申請書類に不備があった場合
・開示の求めの対象が、上記1.の、対象となる個人情報に該当しない場合
・本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
・当社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
・他の法令に違反することとなる場合

以上

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